Compliance

Der Bayer-Konzern führt seine Geschäfte verantwortungsvoll und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften und behördlichen Regeln der Länder, in denen er tätig ist. Unter Compliance verstehen wir das rechtlich und ethisch einwandfreie Handeln unserer Mitarbeiter im geschäftlichen Alltag, denn jeder Mitarbeiter beeinflusst durch sein berufliches Verhalten das Ansehen unseres Unternehmens. Wir dulden keine Verstöße gegen Gesetze, Kodizes sowie interne Regelungen. Compliance ist essenziell für unseren nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg. Covestro hat eine eigene Compliance-Organisation sowie eine Interne Revision eingerichtet, die nach ähnlichen Systemen und mit vergleichbaren Prozessen arbeiten wie Bayer. Unsere nachfolgenden Ausführungen beinhalten keine Compliance-relevanten Angaben zu Covestro.

Globale Corporate Compliance Policy

Der Konzernvorstand bekennt sich uneingeschränkt zu Compliance, ebenso wie zum Verzicht auf jegliches Geschäft, das den konzernweit geltenden Bayer-Compliance-Grundsätzen entgegensteht. Diese haben wir in unserer (Corporate) Compliance umfasst gesetzliche und unternehmensspezifische Regelungen zum verantwortungsbewussten und gesetzmäßigen Handeln. Policy verankert, die 2016 überarbeitet wurde und derzeit in allen Ländern des Bayer-Konzerns ausgerollt wird.

Online-Ergänzung: A 4.2-1

eingeschränkt geprüft

In unserer Corporate Compliance Policy bekennen wir uns zu folgenden Prinzipien:

  • Antitrust: fairer Wettbewerb auf unseren Märkten
  • Antikorruption: stets integres geschäftliches Handeln
  • Unternehmensverantwortung: Nachhaltigkeit, Sicherheit und Produktverantwortung
  • Außenhandelsrecht: Beachtung der relevanten Handelskontrollvorschriften
  • Insiderhandel: Wahrung der Chancengleichheit im Wertpapierhandel
  • Ordnungsgemäße Aktenführung: vollständige und detaillierte Erfassung unserer Geschäftstätigkeiten und Finanztransaktionen
  • Fairness und Respekt am Arbeitsplatz: fairer und respektvoller Umgang miteinander
  • Geistiges Eigentum: Schutz des eigenen geistigen Eigentums und Akzeptanz des geistigen Eigentums anderer
  • Vermeidung von Interessenkonflikten: Trennung zwischen privaten Interessen und Unternehmensinteressen
  • Datenschutz: Vorkehrungen zum Schutz und zur Sicherheit personenbezogener Daten

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, diese Regelungen zu befolgen und Verletzungen der Policy unverzüglich zu melden. Aufgrund von Besonderheiten der nationalen Rechtslage gilt diese generelle Meldepflicht nicht in Frankreich.

Den Führungskräften im Bayer-Konzern kommt bei der Umsetzung der Corporate Compliance Policy entsprechend ihrer Vorbildfunktion eine besondere Bedeutung zu. Sie können ihre Ansprüche auf variable Vergütungsanteile verlieren und müssen mit weiteren disziplinarischen Maßnahmen rechnen, wenn es in ihrem Verantwortungsbereich Verstöße gegen das geltende Recht oder interne Regelungen gab. Regelgerechtes und gesetzestreues Verhalten ist zudem Teil der Leistungsbeurteilung aller leitenden Mitarbeiter.

Die Einhaltung der Corporate Compliance Policy ist ein Bestandteil aller Prüfungen der Bayer- Konzernrevision. Die Prüfungsplanung folgt einem funktions- und risikoorientierten Ansatz, der auch einen Korruptionswahrnehmungsindex Er wird seit 1995 von der NGO „Transparency International“ – in derzeit 176 Ländern – erhoben und beschreibt das wahrgenommene Korruptionsniveau im öffentlichen Sektor eines Staates. Der Index listet Länder nach dem Grad auf, in dem dort Bestechlichkeit, Vorteilsannahme und Vorteilsgewährung bei Amtsträgern und Politikern wahrgenommen wird. berücksichtigt. In den größten Gesellschaften, deren Anteil zu rund 80 % am Konzernumsatz beiträgt, ist die Präsenzprüfung in einem Drei-Jahres-Zyklus vorgesehen. 2016 wurden insgesamt 171 Prüfungen abgeschlossen, 36 davon betrafen präventive oder anlassbezogene Compliance-Audits. Der Leiter der Konzernrevision sowie der Group Compliance Officer nehmen regelmäßig an den Sitzungen des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats teil und stellen ihm mindestens einmal jährlich eine Übersicht über die durchgeführten Prüfungen und deren Ergebnisse vor.

Etablierte Compliance-Organisation

Die Compliance-Organisation im Bayer-Konzern wird vom Group Compliance Officer geleitet. Dieser berichtet regelmäßig direkt an den Vorstandsvorsitzenden sowie an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats. Eine zentrale Compliance-Abteilung unterstützt ihn bei der Steuerung und Umsetzung der konzernweiten Compliance-Aktivitäten. In dieser Abteilung sind spezialisierte Compliance Business Partner u. a. für die Etablierung geschäfts- und branchenspezifischer Standards in den Divisionen, Konzernfunktionen und Servicegesellschaften verantwortlich. Bei Fragen zum rechtlich und ethisch korrekten Verhalten in geschäftlichen Situationen steht allen Mitarbeitern zudem jeweils mindestens ein Compliance Business Partner vor Ort als Ansprechpartner zur Verfügung.

Die Ziele und das Selbstverständnis der Compliance-Organisation bei Bayer sind in einer Compliance-Charta festgeschrieben. Diese setzt auf frühzeitige Prävention und bildet die Grundlage für eine proaktive, risikobasierte und kooperative Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Um Compliance als festen, lebendigen Bestandteil der Bayer-Unternehmenskultur weiterzuentwickeln, muss sie wie bisher als integraler Bestandteil in allen Bereichen und Arbeitsprozessen verankert sein. Ein konzernweites Compliance-Managementsystem beruht auf partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit dem operativen Geschäft, Dialog und Transparenz sowie auf kontinuierlicher Verbesserung. Außerdem umfasst es die systematische Ahndung von Compliance-Verstößen.

Compliance-Verstöße können bei einer weltweit eingerichteten, zentralen Compliance-Hotline – auch anonym – gemeldet werden. Diese ist auch der allgemeinen Öffentlichkeit zugänglich. Im Berichtsjahr wurden hier insgesamt 220 Meldungen (davon 159 anonym) durch die Compliance-Organisation registriert, davon neun aus Deutschland und 211 aus anderen Teilen der Welt. Alternativ können Compliance-Verdachtsfälle auch den jeweiligen Compliance-Funktionen in Deutschland und den Landesorganisationen sowie der Konzernrevision gemeldet werden. Jeder Fall wird konzernweit nach einheitlichen Kriterien erfasst und gemäß den Vorgaben der Bayer-Konzernregelung „Bearbeitung von Compliance-Vorfällen“ behandelt.

Online-Ergänzung: A 4.2-2

eingeschränkt geprüft

Bestätigt sich ein Compliance-Vorfall durch die eingeleitete Untersuchung, steht unserem Unternehmen ein abgestufter Maßnahmenkatalog zur Verfügung. Diese umfassen u a. mündliche Ermahnungen oder schriftliche Abmahnungen eines Mitarbeiters, Versetzung, den Nichtvollzug einer geplanten Beförderung, die Kürzung der variablen Einkommenskomponente, die Herabstufung der Tarif- oder Vertragsstufe sowie die ordentliche oder außerordentliche Kündigung des Arbeitsvertrags. Bayer behält sich zudem weitergehende Ansprüche auf Kostenerstattung oder Schadensersatz sowie die Einleitung möglicher strafrechtlicher Maßnahmen vor. Die im Einzelfall zu ergreifenden Maßnahmen richten sich nach der Schwere des Compliance-Vorfalls und dem jeweils anwendbaren Recht.

Konzernziel:

Jährliches Compliance-Training für nahezu 100 % der Bayer-Manager

Umfassende Compliance-Schulungen und Kommunikation

Durch konzernweite bedarfs- und zielgruppenorientierte Trainingsmaßnahmen und umfangreiche Kommunikationsaktivitäten unterstützen wir unsere Mitarbeiter darin, ihr Bewusstsein für Compliance und die damit verbundenen Risiken zu stärken und weiterzuentwickeln. Zugleich werden sie so mit der (Corporate) Compliance umfasst gesetzliche und unternehmensspezifische Regelungen zum verantwortungsbewussten und gesetzmäßigen Handeln. Policy und den gesetzlichen Vorschriften vertraut gemacht. Wir haben uns im Konzern zum Ziel gesetzt, dass alle außertariflichen Bayer-Mitarbeiter weltweit mindestens ein Compliance-Training pro Jahr absolvieren: 2016 waren dies mit 33.659 Mitarbeitern rund 97 % der Bayer-Manager.

Online Ergänzung: A 4.2-3

eingeschränkt geprüft

Durch gezielte Schulungsmaßnahmen wollen wir vermeiden, dass Mitarbeiter aus Unwissenheit oder Unsicherheit Grenzen übertreten. Die Compliance-Trainings spiegeln die wesentlichen Compliance-Risikobereiche wider und sind in verschiedenen Formaten wie beispielsweise Web-Based-Trainings (WBT), Präsenztrainings oder Workshops verfügbar, um den unterschiedlichen Schulungsbedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.

2016 wurde ein neues globales Web-Based-Training zum Thema „Fairness und Respekt am Arbeitsplatz“ in 44 Ländern implementiert. Das Training ist aktuell in 9 Sprachen verfügbar. 32.141 Mitarbeiter haben dieses WBT bereits abgeschlossen.

Neue Mitarbeiter sowie Mitarbeiter, die den Verantwortungsbereich innerhalb von Bayer wechseln, werden regelmäßig entsprechend ihren Funktionen trainiert.

Für die Mitarbeiter, die mit Stakeholdern aus dem Gesundheitswesen zusammenarbeiten, bieten wir aufgrund der besonders strengen Compliance-Regelungen im Bereich Gesundheitswesen spezielle Trainings an.

Das Thema Compliance war auch im Berichtsjahr Gegenstand breit angelegter interner Kommunikationsmaßnahmen. Ein Schwerpunkt lag u. a. auf der Vorstellung und weltweiten Verteilung der 2016 aktualisierten Corporate Compliance Policy. Darüber hinaus wurden die Mitarbeiter über verschiedene Compliance-relevante Themen informiert, mit einem Fokus auf dem Thema „Fairness und Respekt am Arbeitsplatz“.